Funktionen

CiviCRM bietet sehr umfassende Funktionen für den Versand und die Auswertung von Newslettern. So kann man direkt aus der Software heraus E-Mails an beliebig viele Kontakte versenden. Die Auswahl des Empfängerkreises erfolgt komfortabel mit Hilfe weniger Klicks.

Für die Gestaltung des Newsletters kann man den Online-Editor von CiviCRM verwenden oder eine extern erstellte HTML-Datei hochladen. Mit Hilfe von Platzhaltern ist es möglich, E-Mails und Briefe zu personalisieren.

Den Erfolg von Mailings kann man auswerten, bspw. in Form von Öffnungsraten, angeklickten Links oder erfolgloser Zustellversuche. Ab Version 4.6 verfügt CiviCRM sogar über A-B Tests, d.h. man kann zwei Versionen eines NL vorab an Testgruppen schicken, um zu prüfen, welcher besser angenommen wird.

In den Newslettern gibt es Links, mit denen Empfängerinnen sich automatisch abmelden können. Für die Anmeldung gibt es bereits fertige Seiten, falls die Empfänger Benutzerkonten haben, können Sie nach dem Login ihre Kommunikationspräferenzen auch im persönlichen Bereich festlegen.

Erforderliche Konfigurationen

Die korrekten Einstellungen hängen natürlich von der eigenen technischen Umgebung und den individuellen Anforderungen ab. Daher muss man anfangs oft etwas Zeit investieren, bis man die besten Einstellungen gefunden hat bevor man in den Genuss des kostenlosen und technisch ausgereiften Newsletterversands kommt.

CiviCRM kann E-Mails auch ohne zusätzliche Anbindung an einen Mailserver versenden. Aus zwei Gründen empfiehlt sich aber, einen externen Mailserver zu nutzen und diesen bspw. per SMTP anzubinden:

• vor allem bei großen Empfängerkreisen wird dadurch die Performance deutlich gesteigert
• die Chance, dass die E-Mails als Spam eingestuft werden wird verringert

Stichwort Spam: Wann E-Mails als (potentieller) SPAM eingestuft werden (und wann nicht) ist eine Wissenschaft für sich. Man sollte sich mit dem Betreuer des eigenen Mailservers oder einem anderen Experten austauschen und ggf. entsprechende Maßnahmen ergreifen - dies ist jedoch weitestgehend unabhängig von CiviCRM.

Damit Newsletter auch verschickt werden, ist es erforderlich, dass der Cronjob "Send Scheduled Mailings" aktiv ist und dass die Cronjobs global aktiviert sind - bei Fragen hierzu sollte man sich an seinen Server-Admin wenden.

Man kann Newsletterinhalte dynamisch gestalten, also Texte abhängig von Kontaktmerkmalen ausgeben - das haben wir beispielhaft in unserem Smarty-Blogbeitrag beschrieben. Dafür muss natürlich Smarty aktiviert sein.

Schließlich sollte man sich noch dem "Bounce-Handling" und der Einrichtung eines "Catch-all-Accounts" widmen - zumindest wenn man Antworten auf Newsletter automatisch verarbeiten und in CiviCRM archivieren möchte. Hier wird es etwas technisch, glücklicherweise ist das Vorgehen detailliert im CiviCRM-Handbuch beschrieben.

Nützliche Links und weiterführende Informationen

• Konfigurationsseite zur Anbindung eines externen Servers via SMTP
  "ihre-url.de/civicrm/admin/setting/smtp?reset=1"
• Einstellungen zur Konfiguration und Optimierung des Versands (z.B. Größenlimits)
  "ihre-url.de/civicrm/admin/mail?reset=1"
• Konfigurationsseite mit diversen Einstellungen zum Verhalten von CiviMail
  "ihre-url.de/civicrm/admin/setting/preferences/mailing?reset=1"
• Konfigurationsseite für CiviCRM Cronjobs:
  "ihre-url.de/civicrm/admin/job?reset=1"
• CiviCRM Benutzer und Admin-Handbuch "Email System Configuration"
  http://book.civicrm.org/user/current/advanced-configuration/email-system-configuration/