Seit knapp einem Jahr müssen Lastschriften auch in Deutschland nach dem SEPA-Standard durchgeführt werden. Dies gilt natürlich auch für Nonprofit-Organisationen, sei es bei Spenden, Mitgliedsbeiträgen oder Teilnahmegebühren. Für uns Anlass genug, ein Resümee zu den SEPA-Kapazitäten von CiviCRM zu ziehen.

Im Rahmen des "project60" haben wir maßgeblich zur Entwicklung von CiviSEPA, dem Modul für SEPA-Lastschriften mit CiviCRM beigetragen. Nach einer langen Betaphase gibt es seit Oktober eine stabile Version, in Kürze wird die Version 1.0.1 veröffentlicht, die auch mit CiviCRM 4.5.x kompatibel ist. Auch drei technische Probleme werden mit dieser Version behoben.

Erstaunlicherweise waren es im letzten Jahr aber oft keine (rein) technischen Aspekte, mit denen unsere Kunden und andere Nutzer zu kämpfen hatten, sondern die Tatsache, dass SEPA sehr viel komplizierter ist, als das alte deutsche Lastschriftverfahren. Vor allem die Anforderung, das Einzugsdatum vorab genau zu spezifizieren und den Kontoinhaber darüber zu informieren ist neu.

So können nicht rechtzeitig bei der Bank eingereichte Zahlungen streng genommen nicht einfach nachgeholt werden. Vielmehr müssten Kontoinhaber darüber informiert werden, eine neue Erlaubnis eingeholt werden etc. Dies ist für alle Seiten lästig und zeitaufwändig, zumal jede Bank das unterschiedlich streng handhabt. Manche akzeptieren eine nachträgliche Änderung des Einzugsdatum oder nehmen einen Auftrag auch nach Ablauf der Vorlauffrist von fünf "Targettagen" an - andere nicht.

Nutzt man eine Bankingsoftware kommt ein weiterer Unsicherheitsfaktor dazu. So kann es vorkommen, dass diese Einzugsdaten eingenmächtig anpasst, die Rückmeldungen der beteiligten Bank falsch, oder auch nur anders als früher interpretiert. Leicht unterschiedliche Interpretationen oder Umsetzungen der SEPA-"Standards" durch die Banken tun Ihr übriges zur Verwirrung bei.

Immerhin gibt es in Deutschland mit COR1 die Möglichkeit, Lastchriften im Eilverfahren einzuziehen - nutzt man dies nicht, geht zwischen Auftrag (bspw. der Onlinepende) und dem Einzug mindestens eine Woche, unter Umständen aber auch deutlich mehr Zeit ins Land. Allerdings können damit keine Lastschriften außerhalb von Deutschland getätigt werden - so dass man auch in CiviCRM zwei unterschiedliche "Kreditoren" braucht. Technisch ist dies seit der Version 1.0 realisiert - oft halten jedoch die Organisstionsprozesse in Verwaltung und Buchhaltung kaum mit.

Fazit: Technisch läuft CiviSEPA sehr stabil, allein einer unserer Kunden zog im zweiten Halbjahr 2014 damit um die 20.000 Einzelspenden mit einem Wert von rund einer Million Euro ein. Probleme machten vor allem die Umstellung der internen Prozesse und die starren Regeln in Ausnahmefällen wie einer verspäteten Übermittlung von Lastschriften. Unser Empfehlung für neue Nutzer von CiviSEPA ist daher:

1. die eigenen Lastschriften und den Workflow bei Lastschriften vorab genau zu definieren,
2. eine zeitgerechte Übermittlung sicherzustellen und sich ggf. einen enstprechenden Puffer einzuplanen,
3. sich frühzeitig mit der eigenen Bank abzustimmen,
4. eine Testphase einzuplanen und sämtlich Prozesse vorab sorgfältig durchzuspielen.