Damit der Verwaltungsaufwand bei der Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen nochmals ein Stück erleichtert wird, gibt es in der entsprechenden CiviCRM-Erweiterung (de.systopia.donrec) ab sofort einige Verbesserungen.
Zu einem guten Teil von SYSTOPIA selbst finanziert, wurden vor allem Änderungen im Profil-Management vorgenommen.

• Bisher war es durchaus möglich, bereits ausgestellte Zuwendungsbescheinigungen (bzw. Kopien) ungültig zu machen, wenn nachträglich Änderungen an der Vorlage vorgenommen wurden und Kopien damit nicht mehr identisch mit ihrem Original waren. Dies wurde nun wesentlich übersichtlicher und weniger fehleranfällig gestaltet.
• Man kann nun beliebige Profile als "Standard" markieren und man erkennt, wie eine ZWB erstellt/verschickt wurde (z.B. PDF oder via Email).
• Es gibt nun Variablen, so dass man z.B. bei einem neuen Freistellungsbescheid nicht immer die komplette Vorlage bearbeiten muss.

Hier die Einzelheiten:

Fast alle Einstellungen (z.B. Sprache, E-Mail und Wasserzeichen) sind jetzt innerhalb von Profilen konfigurierbar, wodurch sie für unterschiedliche Anwendungsszenarien noch flexibler verwendbar werden.
Es gibt zudem nun eine klar strukturierte und sortierbare Profil-Übersicht, die Profil-Status und -Nutzungsstatistiken auf einen Blick anzeigt. Alle profilbezogenen Aktionen werden dabei in verständlicher Art und Weise angeboten.

Profile können …

• ... aktiviert oder deaktiviert werden, d.h. nur aktive Profile werden als Optionen für die Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen angeboten.
• … als Standard-Profil definiert werden, unabhängig von ihrem Namen
• … kopiert werden, d.h. ein neues Profil kann mit Werten eines existierenden Profils vorbefüllt werden.
• … gelöscht werden, damit die Liste der Profile übersichtlich bleibt.
• … in einem eigenen Formular bearbeitet werden. So gibt es keine Verwirrung mehr, welches Profil gerade editiert wird.

Profile werden gesperrt, wenn sie bereits für die Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen verwendet worden sind, mit einer deutlichen Kennzeichnung, dass sie nicht mehr bearbeitet werden sollten. So werden Inkonsistenzen  zwischen den Original-Bescheinigungen und den Kopien, die zu einem späteren Zeitpunkt erstellt werden, vermieden. Wir haben uns allerdings entschieden, die Bearbeitung gesperrter Profile nicht komplett zu verhindern, da es ggf. noch möglich sein muss, z.B. den Profilnamen oder andere weniger maßgebliche Einstellungen zu verändern.

Profile verwenden keine CiviCRM-Nachrichten-Vorlagen mehr, um PDF-Dateien zu erzeugen. Stattdessen ist die jeweilige Vorlage Teil des Profils, weil es nicht sinnvoll war, diese für PDF-Briefe oder E-Mails zur Verfügung zu stellen. Dadurch bleibt die Benutzeroberfläche für Nachrichtenvorlagen übersichtlich, während immer noch die Smarty-Logik und die Standard-PDF-Engine verwendet werden kann.

Es wird nun auch einfacher, Profile zu verwalten, wenn es um kleinere Änderungen geht, wie z.B. Datum des Steuerbescheids oder Steuerbefreiungszweck. Diese Werte können nun in Profil-Variablen eingestellt werden, die als Smarty-Variablen in der Vorlage verwendet werden können. Dies macht die Anpassung der Vorlage selber überflüssig. Statt dessen wird lediglich das Profil kopiert und die Werte der Variablen angepasst.