Der Release von CiviOffice 1.0 steht kurz bevor! Die Erweiterung ermöglicht es, DOCX-Dateien als Dokumentvorlagen in CiviCRM zu verwenden. So können Sie Kontaktdaten ohne Umwege in Dokumente integrieren und weiterverarbeiten - ohne dass Sie besondere technische Kenntnisse für die Erstellung der Vorlagen bräuchten.

Viele von uns arbeiten ohnehin täglich mit Office-Dokumenten. Die nutzerfreundliche Handhabung von bekannten Office-Programmen in Kombination mit der Datenpower eines CRM-Systems macht CiviOffice zum Grundwerkzeug für schlanke Organisationsabläufe.

Im Arbeitsalltag von Non-Profits sieht das zum Beispiel so aus:

Begrüßungsschreiben für ein neues Mitglied

Sie haben ein neues Mitglied geworben? Herzlichen Glückwunsch - hoffentlich gelingt Ihnen das recht häufig. Vielleicht möchten Sie "die Neuen" in Ihrer Organisation willkommen heißen, und zusammen mit wichtigen Informationen gehört zum Begrüßungspaket ein freundliches Anschreiben. Dieses möchten Sie natürlich am liebsten direkt im CiviCRM erstellen - und mit CiviOffice ist das auch problemlos möglich. Persönliche Daten fügen Sie nach dem Serienbrief-Prinzip mit "Tokens" in Ihre docx-Vorlage ein. Sie möchten noch einen individuellen Satz ergänzen, um Ihre persönliche Wertschätzung für das neue Mitglied zum Ausdruck zu bringen? Dazu nutzen Sie ein "Live-Snippet" - ein Token, das Sie beim Erstellen immer wieder neu ausfüllen können, um dynamische Inhalte ins Dokument einzufügen.

Erweiterungen: CiviOffice

Teilnahmebestätigungen automatisieren

Eine Bestätigung für eine Fortbildung oder ein Zertifikat für ein Webinar - solche Dokumente sind wichtig und sollten sorgfältig nachgehalten werden. Wenn Sie regelmäßig Events durchführen, kann CiviOffice Ihre Workflows an unterschiedlicher Stelle unterstützen. Zum Beispiel, indem Sie das Versenden von Teilnahmebestätigungen automatisieren.

Ihre existierenden Vorlagen müssen Sie dafür nur geringfügig mithilfe von Tokens anpassen, um sie mit Teilnehmendendaten zu befüllen. Diese können Sie dann direkt als PDF Ihrer Eventkommunikation anhängen - wenn gewünscht, sogar per automatischer Mail, sobald Sie den Teilnehmerstatus auf "Teilgenommen" setzen. So erhalten alle Teilnehmenden das für sie personalisierte Bestätigungsdokument praktisch ohne zusätzlichen Aufwand im Teilnehmendenmanagement.

Erweiterungen: CiviOffice + Event Communication + Mail Attachment

Siehe auch: Fancy Events mit CiviCRM

Zuwendungsbescheinigungen mit Anschreiben erstellen

Zuwendungsbescheinigungen sicher und komfortabel mit CiviCRM zu erstellen - das ist schon seit Jahren Standard. Die Integration mit CiviOffice macht es auch möglich, im selben Vorgang für jede*n Spender*in ein Anschreiben mit zu erstellen. Dies spart wertvolle Stunden, die man sonst mit der separaten Erstellung und Zuordnung der Anschreiben verbringen würde, und hilft, Fehler zu vermeiden.  

Erweiterungen: CiviOffice + Donation Receipts

Ausblick

Die vorgestellten Anwendungsszenarien sind nur einige Beispiele. CiviOffice 1.0 ist in noch mehr CiviCRM-Workflows integriert und bietet nicht zuletzt Entwickler*innen Schnittstellen, um das Tool z.B. mit ihren eigenen CiviCRM-Extensions zu verbinden. 

Für die Zukunft planen wir noch weitere Features, z.B. einen integrierten Dokumenteneditor oder die Anbindung externer Dokumentenspeicher wie Nextcloud. Sie möchten uns dabei unterstützen oder haben Fragen zu CiviOffice? Nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf.

Mehr Information: CiviOffice-Dokumentation