In unserer Soziokratie-Blogreihe berichten wir von unserer Transformation zu einer soziokratischen Organisation. Im Frühjahr 2024 haben wir mit der Gründung des Arbeitskreises „Soziokratie“ das Planungs-Komitee zur Umstrukturierung von SYSTOPIA ins Leben gerufen. Womit haben wir uns denn nun beschäftigt?

Das Kreismodell

Im AK-Soziokratie sind wir nun eifrig beschäftigt ein Arbeitskreismodell zu entwerfen. Wir wollen Schritt für Schritt vorgehen und dabei nicht übermäßig planen, sondern möglichst schnell weitere Kolleg*innen am soziokratischen Modell beteiligen. Die Admin-Gruppe wird erweitert um das Thema Sicherheit, also der AK Admin & Sicherheit. Der AK Entwicklung resultiert aus dem Entwickler*innen-Café. Dort saß damals die Gesamtheit des technischen Personals, um sich "einfach mal auszutauschen". Nun sind es nur noch die PHP-Entwickler, die sich gezielt den Themen widmen, die deren tägliche Arbeit wirklich betreffen. Und nach den jeweiligen Rollenwahlen in diesen Unterkreisen ist es dann auch an der Zeit den ersten koordinierenden Kreis, den AK-Technik zu konstituieren. Damit wäre die "Technik-Seite" unserer general-überholten Unternehmensstruktur bereits umgesetzt. Aber was bedeutet das im Einzelnen?

Wir haben alle Arbeitskreise mit den gleichen Arbeitsmitteln ausgestattet: ein Unterprojekt in unserem Projekt-Management-Tool "Redmine" mit Agenda, Protokoll, Themenspeicher, Domänen-Beschreibung und eben der Möglichkeit Tickets zu erstellen und Informationen im Wiki zu speichern. Einen Arbeitskreis zu konstituieren, bedeutet, dass die jeweiligen Mitglieder im ersten Treffen die obligatorischen Rollen wählen (Kreisleitung, Moderation, Sekretariat) auf eine bestimmte Zeit wählen (zum Beispiel auf 6 Monate), einen Turnus für die Besprechungen festlegen (zum Beispiel "alle 3 Wochen für 2 Stunden") und damit beginnen, ihre Domäne zu beschreiben.

Das Spielfeld

Was bedeutet Domäne denn nun eigentlich in der Soziokratie? Ich würde es beschreiben als das Spielfeld auf dem sich der Kreis unabhängig bewegen darf. Endet das Spielfeld, sollte dort das eines anderen Arbeitskreises beginnen, sonst gibt es hier eventuell eine Lücke, die geschlossen werden sollte. Es ist also der Zuständigkeitsbereich, auf dem der Arbeitskreis unabhängig Entscheidungen treffen kann. Um dieses Feld möglichst genau auszuarbeiten braucht es einige Zeit. Die Formulierung kann durchaus juristisch anmuten, aber es ist eben auch entscheidend für ein funktionierendes Kreismodell, dass jede*r genau weiß, wo das eigene Spielfeld beginnt und endet. Erst dann kann man sich mit einem Anliegen an die geeignete Stelle wenden.

In unserem AK Wartungsmanagement sind wir mit der Beschreibung dieser Domäne schon recht weit fortgeschritten. Wir hatten uns primär gegründet, um die Anforderung "Drupal-Upgrades" zu koordinieren. Der Begriff "Wartung" kann aber auch weiter aufgegriffen werden. Wir sehen uns nicht zuständig für die Wartung der von uns verwendeten Software auf unseren angemieteten Servern oder für Code-Anpassungen in den von uns entwickelten PHP Erweiterungen. Auch die Wartung der von uns benutzten Laptops, Telefonanlage oder unserer Kaffeemaschine ist nicht unser Thema. Andererseits sind das alles wichtige Aspekte, für die jemand zuständig sein sollte.

Es geht also darum, dass jeder Arbeitskreis sein Spielfeld so präzise wie möglich festlegt, damit man auch erkennen kann, wann zwischen den Kreisen Lücken oder Überlappungen entstehen. Diese würden ja bedeuten, dass es entweder an Zuständigkeit fehlt, oder dass man nicht unabhängig Entscheidungen treffen kann. Um das zu erkennen und zu steuern, treffen sich alle Kreisleitungen in einem übergeordneten koordinierenden Kreis, dem AK Technik. Hier werden genau diese Zuständigkeiten überblickt und Grenzen verfeinert, damit Aufgaben kompetent bearbeitet werden können. Der AK Technik wiederum ist mit dem Steuerungskreis (Koordinationskreis, allgemeiner Kreis) verknüpft, der die Schnittstelle zu allen weiteren Arbeitskreisen im Unternehmen bildet.

Laufen lernen

In unserem ersten koordinierenden Arbeitskreis wussten wir zu Beginn gar nicht so genau, was wir eigentlich zu tun haben. Wir hatten einige Fragen und allgemein eher den Eindruck, dass man sich nur selten mal treffen müsse, so nach den "alten" Erfahrungen: "schön, dass wir uns mal gesprochen haben". Der AK-Soziokratie hatte ein paar Fragen mitgegeben: "Seid ihr ausreichend besetzt? Welche "Technikperson" ist bisher nicht im Kreissystem involviert, kann also nicht gehört werden? Welche technischen Themen sind bisher noch nicht von einem Arbeitskreis abgedeckt?" Das wies schon ganz gut in eine Richtung, und nachdem wir unsere Rollen gewählt hatten, kamen dann auch die ersten konkreten Themen auf uns zu. Das umfangreichste davon: Wissens-Transfer, wie gelangt "technisches Gewusst-Wie" von einem Kopf zum anderen? Dieses Thema beschäftigt uns schon lange, aber bisher war der Fortschritt hier eher mäßig und die Antwort auf die Frage glich eher einem "naja, irgendwie halt". Nun, da sind wir natürlich nicht die einzigen, oder wie läuft das in Ihrer Organisation? Aber je komplexer der Arbeitsbereich, desto drastischer kann sich ein gescheitertes Wissens-Management auswirken. Und gerade in der Informations- und Kommunikations-Technologie kann so ein Wissen auch gerne mal an einer einzelne Person verknüpft sein. Und mit dieser steht und fällt es dann auch.

In einer Arbeitskreis-Sitzung sollte dabei nicht die ganze "operative" Arbeit zu so einem Thema behandelt werden. Das wäre wenig effektiv. In der Sitzung wird das Thema allen mitgeteilt, um Fragen zu klären und Meinungen auszutauschen. Wenn es sich abzeichnet, dass alle Mitglieder grob damit einverstanden sind, dass das Thema behandelt werden soll und sich ein gemeinsames Vorgehen beschließen lassen könnte, hat die Moderation den Auftrag einen Beschluss zu formulieren und nach Konsent zu fragen. Beispielsweise: "Person X und Y arbeiten zum Thema "Wissenstransfer Technik-Themen" ein Konzept mit Beispiel aus und stellen es beim nächsten Meeting dem Kreis vor". Damit wäre der Beschluss ausreichend konkret (wer/was/wann) um in dem Thema weiterzukommen und jedes Kreismitglied kann sich die Konsent-Frage: "Können wir es so machen, ohne dass unsere übergeordneten Ziele gefährdet sind?" / "Habe ich ein ernsthaftes Bedenken?" stellen. Wir merken schon jetzt:

Themen, die lange Zeit nicht greifbar waren und um die wir "herum-geeiert" sind, werden nun angegangen. Außerdem: gemeinsam Entscheidungen zu treffen fühlt sich gut an, denn es stärkt das Gefühl beteiligt zu sein. Und so kommt man schrittweise einem ziemlich robusten Ergebnis näher, das von mehreren Personen getragen wird.