Worum es geht
Effiziente Abläufe
Prozesse – damit sind die Abläufe gemeint, mit denen eine Organisation ihre Aufgaben erfüllt. Bei Nonprofits sind das etwa:

  • regelmäßige projektbezogene Abläufe, z.B. die Erstellung von Verwendungsnachweisen,
  • Prozesse in der Administration, z.B. im Personalbereich,
  • interne Kommunikations- und Organisationsroutinen, z.B. die Vorbereitung und Durchführung einer Gremiensitzung,
  • Prozesse der Außenkommunikation wie die Aufnahme eines neuen Mitglieds oder die Verarbeitung der Zuwendung eines Erstspenders mit Begrüßungs- und Dankesschreiben.

Bei der Prozessoptimierung geht es darum, diese Abläufe zu verbessern, Ressourcen optimal zu nutzen und Fehler zu reduzieren. Gerade bei den oft knappen Ressourcen von NPO macht es Sinn, darauf zu achten, dass diese optimal eingesetzt werden. Das gilt für Administration und interne Organisation ebenso wie für Abläufe in Projekten und in der Außenkommunikation.

Wie wir arbeiten
Eigenverantwortliches Prozessmanagement

Wir verstehen Prozessoptimierung als Methode zur Verbesserung der Leistung einer Organisation. Wichtig ist uns dabei, gemeinsam mit den Menschen in der Organisation zu arbeiten anstatt „Expertenlösungen“ von außen zu verordnen. Wir vermitteln den Projektbeteiligten das notwendige Handwerkszeug, um sich an der Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen zu beteiligen und zunehmend selbst die Verantwortung für das Prozessmanagement zu übernehmen.

Für die systematische Prozessoptimierung werden zunächst die wichtigsten Prozesse („Schlüsselprozesse“) identifiziert. Diese Abläufe werden dann gemeinsam mithilfe von einfach zu erlernenden Visualisierungs- und Analysetools untersucht und schrittweise verbessert. So können z.B. Fehlerquellen und Ressourcenfresser leicht identifiziert werden. Die Visualisierung der Prozesse ermöglicht es, die Komplexität der Zusammenhänge zu reduzieren und sich wesentlich einfacher über Probleme und Lösungen zu verständigen.

Ihr Ansprechpartner
Profilbild Martin Peth
Martin Peth

  +49 228 966985-11

  peth@systopia.de

Unsere Leistungen

  • Workshops zur Prozessanalyse und -optimierung
  • Unterstützung bei der Erarbeitung von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung
  • Schulungen und Vorträge zur Methodik der Prozessanalyse und -optimierung
  • Beratung zur Einführung von Prozessmanagement

Artikel zur Prozessoptimierung in der Praxis

Martin Peth und Dr. Sabina Fleitmann zeigten im Verbändereport (Ausgabe 6/15) auf, welchen Nutzen Prozessmanagement für Verbände und Nonprofit-Organisationen hat. Der Artikel ordnet die Prozessperspektive im Kontext der Organisationsentwicklung ein, erläutert in Grundzügen die methodischen Grundlagen und umreißt einige Praxisbeispiele.

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